Аудит эффективности загрузки персонала – современный инструмент повышения производительности труда

 В современных условиях в большинстве организаций остро встает вопрос о поисках внутренних резервов роста прибыльности и эффективности деятельности, поэтому актуальными становятся вопросы использования ресурсов как важнейшего фактора производства и повышения эффективности труда: повышение производительности и снижение затратоемкости, в т.ч. зарплатоемкости продукции и услуг, увеличение прибыли организации. Именно поэтому сегодня высока востребованность аудита эффективности использования трудовых ресурсов как целенаправленной и системной работы по решению проблем, обусловленных неэффективными методами по управлению персоналом, трудом и организацией в целом. (Справочно: Зарплатоемкость продукции (услуг) - отношение начисленной заработной платы к рыночной стоимости продукции, работ или услуг за определенный период времени).

Главная задача, которую сегодня приходится решать службам управления по работе с персоналом, - это производительность труда. Поскольку именно производительность и эффективность труда занимают центральное место в сфере управления трудом и персоналом.

С целью выявления резервов эффективности использования трудовых ресурсов необходимо определить факторы, оказывающие влияние на трудовые показатели. Данные факторы можно разделить на две группы:

• факторы внешней среды организации;

• факторы внутренней среды организации.

К факторам внешней среды организации относятся макроэкономические и региональные факторы: этап развития социально-экономической системы, хозяйственные механизмы, воспроизводство населения, подготовка квалифицированной рабочей силы, трудовое законодательство, распределение рабочей силы по отраслям и регионам, природно-климатические условия, развитость социально-бытовой инфраструктуры, состояние регионального рынка труда, мобильность населения.

К факторам внутренней среды организации, влияющим на трудовые показатели, относятся внутриорганизационные и социально-психологические факторы: отраслевая принадлежность, размер и организационно-правовая форма, система управления, организация труда, условия труда, нормирование труда, оплата и стимулирование труда, половозрастная и квалификационная структура персонала, образовательная структура персонала, мотивы трудовой деятельности.

К критериям оценки состояния эффективности использования трудовых ресурсов можно отнести: уровень производительности труда, уровень трудового потенциала, уровень трудовой активности персонала, уровень структуры и динамики персонала, уровень издержек на персонал, тип кадровой службы.

Все вышеперечисленные критерии взаимосвязаны друг с другом и имеют широкий спектр характеризующих их количественных и качественных показателей.

 К направлениям, способствующим повышению эффективности использования трудовых ресурсов, можно отнести: повышение технического уровня производства, совершенствование управления трудом, улучшение организации труда и производства, изменение структуры производства, повышение качества "человеческого фактора".

Суть указанных направлений состоит в следующем:

- повышение технического уровня определятся механизацией и автоматизацией труда, внедрением прогрессивных технологий, модернизацией оборудования, совершенствованием конструкционных и технических характеристик изделий;

- совершенствование управления трудом, организации труда и производства определяется оптимизацией структуры управления, рационализацией управленческого труда, повышением технического уровня управления, нормированием труда и численности персонала, рационализацией труда;

- изменение структуры производства определяется изменением отдельных видов продукции с разным уровнем удельной трудоемкости, изменением объемов производства;

- повышение качества "человеческого фактора" определяется ростом общеобразовательного и профессионально-квалификационного уровня, изменением трудовой мотивации.

Под аудитом загрузки персонала понимается комплекс мероприятий по оценке эффективности использования трудовых ресурсов и определению имеющихся резервов в процессах, включающий оценку функционала и трудозатрат, выявление потерь рабочего времени и причин их возникновения, выводы и предложения по выстраиванию целевой процессной модели.

Результаты оценки загрузки персонала применяются при определении:

• фактической структуры затрат рабочего времени (эффективность использования);
• непроизводительного времени (потери);
• факторов, влияющих на рациональность использования рабочего времени;
•  избытка или недостатка работников той или иной специальности, или квалификации.

При проведении аудита загрузки персонала могут применяться различные методы исследований в зависимости от потребностей Клиента - Заказчика:

• метод моментных наблюдений;
• метод непосредственных замеров затрат времени (фотография рабочего времени, в том числе целосменные наблюдения);
• анализ данных индивидуальных GPS трекеров;
• применение и анализ полученных данных от специализированных систем мониторинга рабочего времени и оценки продуктивности;
• анализ рабочего времени на основе данных электронных систем контроля доступа на объекты (турникеты);
• анализ полученных данных по СЭД «Практика» для оценки эффективности выполняемых функций;
• картирование потоков создания ценности и выявление потерь в бизнес - процессах (производственных и офисных);
• анализ организационных структур предприятий, организационно-распорядительных документов (положений, должностных и рабочих инструкций, регламентов и т.п.);
• бенчмаркинг показателей деятельности аналогичных предприятий по Группе «Татнефть» (внутренний) и предприятий родственных направлений деятельности (внешний);
• анкетирование и интервьюирование персонала;
• определение избыточности рабочих мест по факторам «Очередные отпуска», «Вакансии»;
• применение и анализ данных цифрового следа, цифровой тени сотрудника.

Результаты аудита загрузки персонала являются основой для разработки мероприятий по совершенствованию организации труда и оптимизации загрузки исполнителей работ, внесению изменений в функционал, организационную структуру, подготовки рекомендаций по совершенствованию процессов, системы непрерывных улучшений (СНУ), выявления точек глокализации для исследуемых процессов.