Классификатор функций, как эффективный инструмент для расчета численности РСС и дальнейшего расчета в нормировании

Одно из направлений деятельности ЦНИР – это разработка нормативов численности – т.е. установление численности работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимой для выполнения конкретных производственных, управленческих функций и объемов работ.

Существуют разные подходы определению численности РСС, применяя классификатор мы задействуем метод прямого нормирования, т.е. разделяем бизнес-процессы на функции/операции и определяем время их выполнения.

Классификатор по наполнению может быть разнообразным и формироваться от целей, уровней (глубины) задач по нормированию. На слайде представлены основные позиции исходной информации необходимой для проведения дальнейшего определения численности.

Первое это формулировка самих бизнес-процессов которые реализуются в структуре объектов нормирования. Согласно методологии процессного управления процессы могут быть разных уровней. Процессы 1 уровня – это направления деятельности структурной единицы, включающие в себя совокупность процессов 2 уровня, которые в свою очередь состоят из процессов 3 уровня. Количество уровней (три-пять) зависит от размеров структурной единицы. Декомпозируя бизнес-процессы, получим функции/операции выполняемые работниками объекта нормирования. Для понимания структуры функционала определяем вид функций, в нашем случае разделенный на 3 вида: управленческие, аналитические или операционные.

• Управленческий – деятельность, характерная руководящим должностям, связанная с планированием, организацией, регулированием производственных процессов, контролем деятельности работников и принятием решений 
• Аналитический – функции/операции в процессе исполнения которых необходимо прибегать к умственной деятельности (подготовка регламентов, изучение и согласование договоров, разработка мероприятий и т.д.)
• Операционный – действие совершается по четкому сценарию, с известными данными, периодичность в основном определена и на выходе получен продукт.

Данная градация позволит в дальнейшим проанализировать функции и соотнести их с необходимыми для их выполнения должностями сотрудников.

Также в рамках формирования классификатора необходимо определить является ли функция базовой, т.е. трудозатраты, на выполнение которых не зависят от объемных показателей (например, не зависят от количества скважин, протяженности трубопроводов, количества ДНС, КНС и т.п.) или должны выполнятся в определенном объеме не зависимо от наличия количественной характеристики нормобразующего показателя. Для оценки трудозатрат определенных функций специалистами объекта нормирования производится экспертная оценка трудозатрат на их выполнение. В дальнейшем нами будет проведена экспертиза данных величин посредством фотохронометражных работ, в размере 10 % от объема выполняемых функций.

Для дополнительной характеристики каждого бизнес-процесса и функций определяются нормобразующие показатели, которые наиболее полно могли их охарактеризовать и могли быть измеримы и имели возможность подтверждения из каких либо отчетов или автоматизированных систем. С учетом периодичности выполнения функций в год можно определить планируемый годовой объем функций.

В качестве примера покажем форму классификатора бизнес-процессов и функций Управления ГТМ СП «Татнефть-Добыча». Классификатор разделен на 2 части. Первая часть классификатора позволяет собрать все бизнес-процессы и выполняемые функции в целом рамках управления или обособленного отдела и несет в себе базовую для всех функций информацию. Вторая часть классификатора непосредственно дает описание функционала отдела входящего в структуру управления. Левая часть, выделенная на слайде желтым цветом берется из первой части классификатора описывающего бизнес-процессы и функции в целом по управления. Такая структура классификатора нами была выбрана для исключения разночтений при формировании данных и определения для отделов управления процессов и функций единых формулировок. В данной части классификатора уже непосредственно определяются количественная характеристика нормообразующего показателя в рамках непосредственного отдела, и определяется годовой объем выполнения функций, подсчитанный с учетом периодичности выполнения функций. Здесь же добавлена ячейка, в которой будет проставлена должность текущего исполнителя функций согласно действующей оргструктуры СП «Татнефть-Добыча».

Сводная (обобщённая) таблица формируется на основе классификаторов. Данную таблицу можно формировать отдельно для каждой структурной единицы. По результатам формирования данной таблицы мы сможем рассчитать норматив численности на единицу нормообразующего показателя для определенных бизнес-процессов. Процесс формирования данных сводных таблиц можно будет попробовать автоматизировать.

Итоговая формула определения общего для группы, отдела или управления норматива численности формируется по результатам формирования сводной таблицы. Норматив численности по структурной единице рассчитывается с учетом базовой численности и норматива численности на единицу нормообразующего показателя бизнес-процесса (удельный норматив) и количественной характеристики (объема-работ) нормообразующего показателя бизнес-процесса.

Расчет численности РРС с помощью классификатора имеет плюсы и минусы.

К плюсам или преимуществам метода можно отнести:

• Определение численности для различных организационных единиц
• Определения необходимой численности при изменении объемов выполняемых работ и функций;
• Универсальность применения в разных направлениях деятельности;
• Прогнозирование потребности в трудовых ресурсах на основе моделирования численности;
• Возможность установления численно-квалификационного состава работников организационной единицы исходя из видов выполняемых функций (управленческие, аналитические, операционные).

К минусам или возможным рискам:

• Получение недостоверной и неполной информации при формировании классификатора;
• Некорректное определение нормообразующего показателя;
• Необходимость ручной корректировки классификатора при изменении функций;
• Некорректная экспертная оценка трудозатрат;
• Трудоемкость формирования классификатора.